Andmekaitsetingimuste loomine Raplamaa Vaegkuuljate Ühingule aitab tagada, et isikuandmeid hoitakse turvaliselt ja liikmetel on selge ülevaade oma andmete kasutamisest.
Andmekaitsetingimustes järgmised põhiosad:
1. Eesmärk ja ulatus
Raplamaa Vaegkuuljate Ühing (edaspidi „Ühing”) on pühendunud oma liikmete, töötajate ja koostööpartnerite isikuandmete kaitsmisele ja vastutustundlikule kasutamisele. Andmekaitsetingimused on koostatud eesmärgiga selgitada, kuidas Ühing kogub, kasutab, säilitab ja kaitseb isikuandmeid vastavalt Euroopa Liidu andmekaitse üldmäärusele (GDPR) ja Eesti Vabariigi isikuandmete kaitse seadusele. Tingimused kehtivad kõigile Ühingu liikmetele, töötajatele, veebilehe külastajatele ja teistele isikutele, kelle andmeid Ühing töötleb.
2. Isikuandmete kogumine ja kasutamine
Ühing kogub ja töötleb isikuandmeid, et pakkuda liikmetele paremat teenust, hoida liikmete nimekirju, korraldada üritusi ja saata teavitusi. Kogutavad isikuandmed võivad hõlmata järgmist:
- Põhiandmed: nimi, isikukood, sünniaeg
- Kontaktandmed: e-posti aadress, telefoninumber, postiaadress
- Liikmelisuse andmed: liikmestaatuse algus- ja lõppkuupäev, liikmemaksu tasumine
- Muud andmed: ürituste külastus, kogemusgrupi liikmelisus või roll ühingus
Kogutud andmeid kasutatakse üksnes järgmistel eesmärkidel:
- Liikmeskonna haldamine: liikmete nimekirjade pidamine, liikmestaatuse ja tasude haldamine.
- Suhtlus ja teavitamine: liikmetele ürituste, uudiste ja koosolekute teavituste saatmine.
- Statistiline analüüs: Ühingu tegevuse analüüsimine ja arendamine, et paremini vastata liikmete vajadustele.
Kõiki isikuandmeid kasutatakse üksnes nende eesmärkide täitmiseks ning neid ei jagata ilma õigustatud huvi ja vastava nõusolekuta kolmandatele osapooltele.
3. Andmete jagamine kolmandate osapooltega
Ühing jagab isikuandmeid kolmandate osapooltega ainult seadusest tulenevate nõuete alusel või liikmete nõusolekul, tagades seejuures isikuandmete turvalisuse ja konfidentsiaalsuse. Kolmandad osapooled, kellele Ühing võib andmeid edastada, hõlmavad:
- Teenusepakkujad: IT-teenused, e-posti ja andmehaldusteenused, mis on vajalikud Ühingu igapäevaste toimingute jaoks. Sellistel teenusepakkujatel on õigus kasutada andmeid ainult lepingulise teenuse osutamise eesmärgil.
- Koostööpartnerid: Ühing võib edastada andmeid koostööprojektide raames (nt ühisüritused, koolitused), kuid ainult juhul, kui see on vajalik liikmetele teenuste pakkumiseks.
- Seadusjärgsed asutused: Õigusorganitele või teistele ametiasutustele edastatakse andmeid ainult seaduses sätestatud juhtudel (nt järelevalveorganite nõuded või õiguslikud vaidlused).
Ühing tagab, et kõik kolmandad osapooled järgivad isikuandmete kaitse nõudeid ja töötlevad isikuandmeid kooskõlas kohalduvate õigusaktidega. Andmeid jagatakse üksnes vajalikus mahus ning ainult juhul, kui see on hädavajalik ühingu eesmärkide täitmiseks.
4. Andmete säilitamine ja kustutamine
Ühing säilitab isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik nende kogumise eesmärkide täitmiseks või kuni seadus sätestab andmete säilitamise perioodi.
- Liikmeskonna andmed: Ühing säilitab liikmeskonna andmeid kogu liikmesuse kestuse jooksul. Kui liikmesus lõpeb, säilitatakse andmed veel vähemalt 2 aastat liikmemaksu ja tegevuse arvestamiseks või seadusest tulenevate aruandluse nõuete täitmiseks.
- Ürituste andmed: Ürituste ja tegevuste osavõtu andmeid säilitatakse kuni 2 aastat, et vajadusel saada ülevaadet osalejate osalusest ja korraldada tulevasi üritusi.
- Teised andmed: Kõik muud isikuandmed, mis ei ole enam vajalikud või on kogutud statistika jaoks, kustutatakse viivitamatult, kui nende säilitamine ei ole enam vajalik.
Kui andmete säilitamise tähtaeg on möödunud või kui isikuandmete töötlemine ei ole enam vajalik, kustutatakse andmed turvaliselt, et vältida volitamata juurdepääsu või kasutamist.
5. Andmete turvalisus
Ühing rakendab kõikvõimalikke asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta isikuandmeid volitamata juurdepääsu, avaldamise, muutmise, kadumise või hävimise eest. Nende meetmete hulka kuuluvad:
- Krüpteerimine ja turvalisus: Kõik digitaalne andmete liikumine Ühingu süsteemides (nt liikmete andmete sisestamine veebilehele või e-posti teel saadetud teavitused) on krüpteeritud, et tagada andmete kaitse.
- Kasutajate autentimine: Ühing tagab, et kõik süsteemidesse sisse logivate töötajate ja volitatud isikute juurdepääs on kaitstud tugeva autentimise ja salasõnadega.
- Regulaarne turvakontroll: Ühing viib läbi regulaarseid turvakontrolle ja muudatusi, et hoida süsteemid ajakohasena ning kaitsta neid võimalike turvaauke ja -ohte eest.
- Andmete pääsupiirangud: Ühing piirab isikuandmete juurdepääsu vaid neile töötajatele ja teenusepakkujatele, kes vajavad neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks.
Ühing teeb kõik endast oleneva, et kaitsta andmeid, kuid teavitab liikmeid viivitamatult, kui andmete turvalisuses esineb rikkumisi, mis võivad mõjutada liikmete õigusi või vabadusi.
6. Andmesubjekti õigused
Liikmetel on järgmised õigused seoses nende isikuandmete töötlemisega:
- Õigus saada teavet: Liikmetel on õigus saada teavet nende isikuandmete töötlemise kohta, sealhulgas mis andmeid kogutakse, kuidas neid kasutatakse ja kellele neid edastatakse.
- Õigus andmeid parandada: Kui liikme isikuandmed on ebatäpsed või puudulikud, on tal õigus nõuda nende parandamist või täiendamist.
- Õigus andmete kustutamisele: Liikmel on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui need pole enam vajalikud eesmärkide saavutamiseks või kui andmete töötlemine on ebaseaduslik.
- Õigus andmete töötlemist piirduda: Liikmel on õigus piirata oma isikuandmete töötlemist teatud juhtudel, näiteks kui andmed on vaidlustatud ja töötlemise põhjendused on kontrollimist vajavad.
- Õigus andmeid ülekandmisele: Liikmel on õigus saada oma andmeid struktureeritud, tavapärases kasutuses olevas ja masinloetavas vormingus ning edastada need teisele teenusepakkujale.
- Õigus esitada vastuväiteid: Liikmel on õigus esitada vastuväiteid oma andmete töötlemise kohta, kui töötlemine toimub Ühingu õigustatud huvi alusel.
- Õigus kaevata järelevalveasutusele: Kui liikmed leiavad, et nende õigusi on rikutud, on neil õigus kaevata Eesti Andmekaitse Inspektsioonile või muule pädevale järelevalveasutusele.
Kõik need õigused on kehtivad vastavalt Euroopa Liidu andmekaitse üldmäärusele (GDPR) ja Eesti isikuandmete kaitse seadusele. Liikmed võivad oma õigusi teostada, võttes ühendust Ühinguga allpool toodud kontaktandmete kaudu.
7. Küpsiste kasutamine (veebilehe puhul)
Ühing kasutab oma veebilehel küpsiseid (cookies), et tagada veebilehe nõuetekohane toimimine ja pakkuda paremat kasutajakogemust. Küpsised on väikesed tekstifailid, mis salvestatakse külastaja seadmesse ja võimaldavad veebilehel meenutada külastaja seadeid ja tegevusi.
Veebileht võib kasutada järgmisi küpsiseid:
- Töötamise küpsised: Need küpsised on vajalikud veebilehe põhifunktsioonide toimimiseks, nagu sisse logimine ja turvalise ühenduse tagamine.
- Analüütilised küpsised: Need küpsised koguvad teavet veebilehe külastuste ja kasutamise kohta, et aidata Ühingul täiustada veebilehe sisu ja kasutajaliidest.
- Funktsionaalsed küpsised: Need küpsised salvestavad kasutaja eelistusi ja seadeid, et pakkuda personaalsemat kogemust.
Küpsiste kasutamist saab igal ajal hallata veebilehe seadetes. Kasutajad võivad valida, kas nad nõustuvad küpsiste kasutamisega või lülitavad teatud tüüpi küpsised välja. Kuid tuleb meeles pidada, et mõned veebilehe funktsioonid ei pruugi korralikult toimida, kui küpsised on keelatud.
Kui küpsiste kasutamine on seotud isikuandmete töötlemisega, järgib Ühing kõiki seadusest tulenevaid nõudeid ja tagab, et küpsiste kaudu kogutavad andmed on kaitstud.
8. Kontaktandmed
Kui liikmetel või teistele isikutel on küsimusi või muresid seoses nende isikuandmete töötlemisega, saavad nad pöörduda Ühingu poole järgmiste kontaktandmete kaudu:
- Kontaktisik: Andmekaitse ja privaatsuse eest vastutav isik Raplamaa Vaegkuuljate Ühing
- E-post: info(ät)raplavk.eu
- Telefon: +372 5837 1101
- Aadress: Raplamaa Vaegkuuljate Ühing
Karitsa küla, Rapla vald, Raplamaa 79320 Eesti Vabariik
Liikmed võivad kasutada neid kontakte oma õiguste teostamiseks, andmete parandamiseks, kustutamiseks või töötlemise piiramise taotlemiseks. Ühing teeb oma parima, et vastata kõikidele päringutele viivitamatult ja hiljemalt 30 päeva jooksul.